La verità è semplice:
una volta che il debito è scaduto, l’azienda ha l’obbligo legale di saldarlo. Se non lo fa, è tecnicamente insolvente.

In oltre trent’anni di esperienza nel recupero crediti per imprese e professionisti, noi di IREC abbiamo ascoltato migliaia di giustificazioni. Alcune creative, altre prevedibili, altre ancora strategiche.

In questo articolo trovi:

• le 10 scuse più comuni usate dai clienti per non pagare

• come rispondere in modo professionale e incisivo

• quando inviare una messa in mora

• quando passare alla fase stragiudiziale o giudiziale

• link utili ai nostri articoli tecnici per approfondire ogni scenario

1. “Abbiamo già pagato la fattura”

È la scusa più vecchia del mondo.

Come gestirla:

Chiedi sempre prove concrete:

• copia della contabile

• data ed orario del bonifico

• IBAN mittente e destinatario

• CRO / TRN

Un cliente in buona fede fornirà i documenti senza esitazione.

Se invece evita di rispondere, rimanda, o promette di inviare la prova “più tardi”, è probabile che sia un tentativo di guadagnare tempo.

Per approfondire come verificare un pagamento, puoi leggere anche:
Guida completa al recupero crediti stragiudiziale
https://www.irec.it/recupero-crediti-stragiudiziale-2/

2. “Non abbiamo ricevuto la fattura”

Un evergreen delle scuse per mancato pagamento.

Come gestire:

1. Conferma l’indirizzo corretto (email, PEC, ufficio amministrativo).

2. Invia immediatamente la fattura.

3. Poni una domanda chiusa, ad esempio:
   “Se ti invio ora la fattura, procedete con il pagamento oggi?”

Se esitano o cambiano argomento, spesso si tratta di tattica dilatoria.

Per invii formali o messaggi importanti puoi utilizzare la PEC:
Agenzia delle Entrate – servizi PEC
https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/pec

3. “Il referente non è mai disponibile”

Una delle scuse più frustranti.

Strategia professionale:

• chiedi un decisore alternativo (direttore, amministratore, responsabile commerciale)

• chiama in orari diversi (prima delle 9 o dopo le 17 funziona molto)

• chiedi numeri diretti o mobile

• invia una comunicazione formale all’amministratore

Se il comportamento persiste, valuta subito un blocco ordini.

Approfondisci quando è opportuno passare allo stragiudiziale:
https://www.irec.it/recupero-crediti-stragiudiziale-2/

4. “L’amministrazione è aperta solo due ore a settimana”

Succede davvero, soprattutto nei condomìni e nelle micro-realtà.

Per capire se la scusa è credibile:

• valuta la dimensione dell’azienda

• verifica se esiste un vero reparto amministrativo

• chiedi se un dirigente o amministratore può disporre un bonifico in autonomia

Un’azienda seria può effettuare un pagamento in qualsiasi momento tramite home banking.

Qui puoi approfondire i processi nei condomìni:
https://www.irec.it/recupero-crediti-condominio-nuova-normativa/

5. “La merce era danneggiata / non ricevuta / arrivata in ritardo”

A volte può essere un reclamo legittimo, ma se la consegna risale a settimane prima, occorre chiarire.

Cosa fare:

• verifica subito il tracking

• chiedi fotografie o prove del danno

• ricostruisci la comunicazione precedente

Se il reclamo è pretestuoso, chiedi comunque il pagamento della parte non contestata.

Per casi complessi con prove documentali, leggi qui:
https://www.irec.it/recupero-crediti-giudiziale-costi-tempistiche/

6. “Sto cambiando conto bancario”

Ormai è un processo immediato.

Risposta consigliata:

• chiedi conferma scritta del cambio

• proponi che la banca ti contatti direttamente

• fissa una scadenza precisa per il pagamento

Ricorda al debitore che il ritardo genera responsabilità e costi aggiuntivi.

7. “Sono troppo impegnato per pagare”

Un classico delle scuse per mancato pagamento.

Come rispondere:

“Tutti abbiamo accesso all’home banking. Servono 10 secondi. Posso attendere in linea mentre effettui il bonifico?”

Oppure:

“Se non puoi farlo entro pochi minuti, indichiamo insieme una scadenza per domani.”

La fermezza educata è sempre la via più efficace.

8. “Non sono stato pagato dai miei clienti”

La scusa preferita da chi cerca di ribaltare la responsabilità.

Risposta professionale:

• chiarisci che i problemi di liquidità dei loro clienti non giustificano il ritardo

• chiedi nome, contatti e data prevista del loro incasso

• se esitano, chiedi di parlare con un direttore o un amministratore

Puoi approfondire qui le differenze tra crediti privati e aziendali:
https://www.irec.it/recupero-crediti-aziende/

9. “Ho un problema di flusso di cassa”

Succede davvero, ma non giustifica il ritardo.

Come gestire:

• proponi un piano rateale

• richiedi subito un acconto

• monitora ogni scadenza e interrompi la dilazione in caso di ritardi

Per capire come valutare la convenienza di un recupero, puoi leggere:
https://www.irec.it/recupero-crediti-importo-minimo/

10. “Il firmatario è deceduto”

È una situazione delicata e richiede tatto.

Procedura consigliata:

• verifica sempre la veridicità della dichiarazione

• chiedi chi gestisce la successione

• ricostruisci rapporto e documentazione

• evita approcci aggressivi

Controlla sempre eventuali segnali di frode: a volte il nome del defunto viene usato impropriamente.

Quando basta la diplomazia e quando serve una messa in mora

Se le scuse si ripetono, la soluzione è procedere con una messa in mora formale.
Qui trovi una guida completa e un modello scaricabile:
https://www.irec.it/recupero-crediti-con-lettera-guida-completa-e-modello-scaricabile/

Come gestire davvero le scuse per mancato pagamento

Le scuse per mancato pagamento spesso nascono per guadagnare tempo.
La differenza tra un credito recuperato e uno perso dipende da:

• velocità di risposta

• fermezza nelle richieste

• capacità di verificare le informazioni

• passaggio tempestivo alla fase stragiudiziale

Se vuoi gestire la situazione senza stress, rischio o perdita di tempo, affidarti a un team specializzato aumenta drasticamente le possibilità di recupero.

Hai un cliente che rimanda sempre il pagamento?
Chiedi una valutazione gratuita del tuo caso: ti diremo esattamente quanto è recuperabile, quali azioni avviare e in quanto tempo.

Compila il form sul sito Irec e ricevi subito un’analisi senza impegno.

L'articolo 10 scuse per mancato pagamento e come gestirle davvero proviene da IREC.